Selecteer een pagina

Je bedrijfsprocessen optimaal inrichten klinkt simpel, maar het is zeker niet makkelijk. In essentie bestaat een bedrijf uit drie hoofdprocessen: marketing, sales en delivery. En ook in die volgorde. Zonder de juiste afstemming tussen deze drie takken van sport, is een bedrijf gedoemd te mislukken. Toch kom ik het nog te vaak tegen dat de drie hoofdprocessen als eilandjes opereren.

Dramavrij

De functie van marketing is om zoveel mogelijk leads te genereren. Dat zijn immers potentiële klanten. De salesafdeling pakt die leads op en converteert ze naar klanten. Delivery moet er vervolgens voor zorgen dat de klant ook daadwerkelijk krijgt wat er gekocht is. Als je deze drie hoofdprocessen ziet als losstaande activiteiten, krijg je geheid heibel in de tent. Om erachter te komen of jouw totale bedrijfsproces goed is ingericht, moet je je twee vragen stellen: lopen de afzonderlijke processen zonder drama? En draagt elk proces bij aan de omzet- en salesdoelstellingen? Alleen als elk hoofdproces deze beide vragen bevestigend kan beantwoorden, zijn je bedrijfsprocessen goed ingericht.

Als er geen afstemming is tussen de drie hoofdprocessen van een bedrijf, krijg je frustratie. De marketingafdeling belooft gouden bergen die sales moeilijk kan verkopen. Natuurlijk, het kan tegen kostprijs, maar dat draagt niet bij aan de winst en dan eet je jezelf op. En stel dat het sales wel lukt om de beloofde ‘gouden bergen’ te verkopen, dan levert dat ellende op bij de delivery, want zij kunnen nooit waarmaken wat er is beloofd.

‘Begin with the end in mind’

Ik heb eens een fietsfabriek mogen adviseren. Het was een mooi en zeer strak ingericht bedrijf, helemaal ingericht volgens de principes van Lean Six Sigma met zo goed als geen verspilling van tijd en geld in het delivery proces. Het was ook een heel nuchter bedrijf. Dat wisten ze ook van zichzelf. Sales lag nog vooral op het bord van de directeur en de marketing was onder de maat. Om te groeien maakte dit bedrijf toen de fout door eerst in marketing te investeren, maar de directeur kon grotere druk op sales eigenlijk helemaal niet erbij hebben. Met als gevolg dat er veel marketing geld door het toilet gespoeld werd.

Ze maakten een veel voorkomende fout door in de verkeerde volgorde te willen groeien. Ze begonnen aan te voorkant bij marketing, terwijl je altijd achteraan wil beginnen. ‘Begin with the end in mind’ is volgens Stephen Covey niet voor niets een van de zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Is je delivery optimaal ingericht en kan je groeien? Breid dan je sales uit. Is daar ruimte? Stem daar je marketing dan op af. Niet andersom!

Theory of contraints

Wil je groeien, begin dan dus achteraan in je bedrijfsproces. En stem je groeipotentie altijd af op de zwakste schakel. De klassieke ‘theory of constraints’, ontwikkeld door Eliyahu Goldratt, komt erop neer dat er in elk proces groei beperkende knelpunten zijn die gepasseerd moeten worden voordat de volgende deelprocessen in gang gezet kunnen worden. Onderken die knelpunten en zet daarop in.
Lean Six Sigma gaat hierop door en stelt grofweg dat je alles waarvoor een klant niet bereid is te betalen uit het proces moet organiseren.
Door goed inzicht te hebben in de hoofdprocessen en hun onderlinge samenhang, kan het verschil gemaakt worden tussen succesvolle procesoptimalisaties of achterblijven met frustratie, ontevreden klanten of desinvesteringen.

Merk jij dat bij jou in het bedrijf de hoofdprocessen niet goed op elkaar afgestemd zijn waardoor je niet kunt groeien zoals je dat bedacht hebt en krijg je niet helder waar in het proces het scheef loopt? Daar kan ik je bij helpen. Plan een afspraak in via deze link om samen eens van achter naar voren door je bedrijf heen te lopen.

De kunst is om People en Proces in balans te houden met elkaar. Hoe je dat doet bespreken we de volgende keer bij Performance.

Dit blog is onderdeel van een reeks die de bouwstenen van elk bedrijf beschrijft. Eerder verschenen ‘Purpose’, ‘Propositie’ en ‘Planning’ als fundament van een bedrijf. ‘People’ en ‘Proces’ zijn de pilaren, samen met ‘Performance’ dat ik in mijn volgende blog zal beschrijven.

Wil je meer weten van de manier waarop we ondernemers helpen met hun (groei)uitdagingen? Onze gratis Whitepaper is een goede plek om te starten. Je leest er uit welke onderdelen elk bedrijf is opgebouwd, zodat je weet aan welke knoppen je kunt draaien. Ofwel zodat je weet waar je werk zit dus. Je vindt hem via onderstaande knop.